Thuisnotaris hecht veel waarde aan de privacy van haar klanten en aan het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. In deze tekst leggen wij u uit hoe we met uw gegevens omgaan.

Wanneer u de vragen doorloopt

Zolang u geen account aanmaakt worden er geen gegevens/antwoorden van u opgeslagen. Wij zullen niet vragen naar persoonsgegevens die direct naar een persoon kunnen leiden. Wel kan het zijn dat we om een naam vragen zodat het voor de gebruiker duidelijker is aan wie de vragen gesteld worden.

Wanneer u een account aanmaakt

U kunt op ieder moment tijdens het doorlopen van de vragen beslissen om een account aan te maken. Hierin zal uw e-mailadres gevraagd worden als gebruikersnaam zodat we u een bevestiging kunnen sturen van het aanmaken van het account. Wanneer u een account aanmaakt worden alle antwoorden die u tot dat moment hebt ingevoerd opgeslagen.

Wanneer u contact wilt

U kunt gedurende het doorlopen van de vragen op ieder moment bepalen dat u in contact wilt komen met de klantenservice. Wanneer u de voorkeur aangeeft dat er contact met u opgenomen wordt voor vragen en/of begeleiding, zullen we u vragen een account aan te maken waarbij u ook een telefoonnummer invoert. Heeft u alle vragen doorlopen en wilt u het traject afronden, ook dan zullen we u vragen een account aan te maken waarbij we uw telefoonnummer vragen. Dit doen we zodat we in deze gevallen contact met u op kunnen nemen.

Wanneer u een (levens)testament wilt opstellen

Heeft u alle vragen doorlopen en uw aanvraag afgerond, dan zullen we telefonisch en/of per e-mail contact met u opnemen. Hierin leggen we uit wat de volgende stappen gaan zijn en welke handelingen hiervoor plaats moeten vinden. Ook zal hierin gecommuniceerd worden welke persoonlijke gegevens we nodig hebben voor het opstellen van de juiste stukken.

We noemen dit gevoelige informatie. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het opstellen van de benodigde aktes en zijn alleen inzichtelijk voor de erfrechtspecialist en de medewerker van Thuisnotaris die zich met uw dossier bezighoudt.

UITLEG: We leggen gegevens vast die in de testamenten moeten worden opgenomen. Denk hierbij aan de geboortenamen en het nummer en geldigheidsdatum van een identiteitskaart. Deze gegevens gebruiken we om de concept-aktes van de testamenten op te kunnen maken. We delen uw gegevens met de notaris. Deze heeft namelijk een wettelijke plicht om vast te stellen of het testament voor u passend is in uw situatie en of u de keuzes die u heeft gemaakt ook echt vrijwillig heeft gemaakt. Dat is ook de reden dat u persoonlijk aan tafel zit met de notaris. We bewaren uw gegevens in de tooling tot het traject is afgerond en uw testament(en) bij de notaris zijn gepasseerd. Daarna worden de gevoelige gegevens uit de tool verwijderd. We bewaren wel de documenten die we hebben aangemaakt (gespreksverslagen en concept-aktes). Hiervoor geldt namelijk een wettelijke bewaarplicht.

Na het gesprek met een specialist, die samen met u uw keuzes en gegevens nog een keer doorneemt en controleert, geeft u akkoord voor het opmaken van de stukken door middel van een ‘Opdracht tot dienstverlening’ (OTD). Met het tekenen van de OTD;

– Bevestigt u dat u door ons de benodigde documenten op wilt laten maken.

– Geeft u ons toestemming de relevante gegevens te delen met de notaris.

– Bevestigt u dat u akkoord bent met de kosten die u gefactureerd krijgt.

Hoe lang we gegevens bewaren

Omdat we voor u berekeningen maken over de te betalen erfbelasting, geldt voor Thuisnotaris de wettelijke bewaartermijn voor fiscaal advies. Indien u dus gebruik heeft gemaakt van onze dienstverlening en een ‘Opdracht Tot Dienstverlening’ is getekend, bewaren we de gespreksverslagen en eventuele concept-aktes voor de periode die in de wet is vastgelegd. Dat is 7 jaar.

LET OP: Als u wilt dat wij uw gegevens verwijderen neem dan via ons contactformulier contact met ons op 

Bescherming van gegevens

Thuisnotaris neemt veel passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatig gebruik.

Thuisnotaris verkoopt uw persoonlijke gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend aan derden verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Alle medewerkers en toeleveranciers van Thuisnotaris zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren. Wij hebben hen een geheimhoudingsverklaring en/of bewerkersovereenkomst laten ondertekenen om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Indien we met externe partijen werken die ook met persoonsgegevens van onze gebruikers moeten werken, zorgen wij ervoor dat deze partijen zich ook aan de daarvoor geldende regels houden.

Beveiliging

Thuisnotaris neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via het contactformulier op onze website.

Links

De Thuisnotaris website kan links bevatten naar andere websites en diensten, wij hebben geen enkele zeggenschap over het privacy beleid van deze externe websites en kunnen daar ook geen verantwoordelijkheid voor dragen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Alle informatie op de websites van Thuisnotaris wordt zorgvuldig samengesteld en onderhouden. Indien u desondanks materiaal aantreft waarvan u van mening bent dat dit inbreuk maakt op uw rechten of waarvan u meent dat dit anderszins onrechtmatig is, stuur dan via het contactformulier op onze website een verzoek naar Thuisnotaris om deze informatie van de website te laten verwijderen.

Als klant heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te (laten) verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@thuisnotaris.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto, de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en het burgerservicenummer (BSN) zwart of anderszins onleesbaar te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. Thuisnotaris zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren. U kunt ons ook bereiken via onze website: www.Thuisnotaris.nl

Functionaris Persoonsgegevens

Hoewel dit niet voor ons verplicht is, heeft Thuisnotaris een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld die als taak heeft om erop toe te zien dat wet- en regelgeving m.b.t. tot gegevens goed wordt toegepast en nageleefd bij Thuisnotaris. Ook controleert de FG of Thuisnotaris het eigen privacy beleid goed uitvoert. Deze FG is niet in loondienst bij Thuisnotaris maar werkt volledig onafhankelijk.

Vragen of klachten

Indien u toch nog vragen heeft over ons privacy beleid, dan kunt u altijd contact met ons opnemen via het contactformulier op onze website www.Thuisnotaris.nl. Ook kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming via info@intoprivacy.nl.

Wilt u meer weten over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), kijkt u dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Mocht u een klacht hebben m.b.t. de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. Neem dan contact met ons of onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op. Wij zullen dan zo spoedig mogelijk actie ondernemen. Als u van mening bent dat Thuisnotaris uw klacht niet op een juiste wijze heeft behandeld, dan kunt u bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht indienen.

Tot slot

Thuisnotaris behoudt zich het recht om het privacy beleid te wijzigen. Op de website van Thuisnotaris (www.Thuisnotrais.nl) staat altijd de meest recente informatie.